Política de privacidad

Eliot-AI, en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través de la plataforma Eliot-AI, disponible en https://soyeliot.com. Para cualquier asunto relacionado con tus datos escríbenos a [email protected].

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales, y con las políticas de plataforma de Meta y de Google que aplican a las integraciones que ofrecemos.

Eliot-AI trata datos de dos tipos de personas, y su papel es distinto en cada caso:

• Usuarios de la plataforma: las personas que crean una cuenta, registran una marca o son invitadas a un equipo. Frente a ellas Eliot-AI actúa como responsable del tratamiento.
• Clientes de las marcas: las personas que escriben a una marca por WhatsApp, Instagram, Messenger o el chat de su sitio web, y cuyas conversaciones, pedidos y datos de contacto se gestionan en la plataforma. Frente a ellas la marca es la responsable y Eliot-AI actúa como encargado: tratamos esos datos únicamente por cuenta de la marca, según sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Si eres cliente de una marca que usa Eliot-AI, tus derechos los ejerces ante esa marca. Si nos escribes directamente, te ayudaremos a llegar a ella y atenderemos lo que esté en nuestra mano.

De los usuarios de la plataforma:

• Nombre, correo electrónico y contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano).
• Datos de la marca: nombre, industria, país, moneda, zona horaria, datos de facturación.
• Registros de actividad en la plataforma: inicios de sesión, cambios de configuración, acciones sobre conversaciones. Los usamos para seguridad y auditoría.
• Datos técnicos: dirección IP, navegador y dispositivo, necesarios para mantener la sesión y proteger la cuenta.

De los clientes de las marcas, por cuenta de cada marca:

• Identificadores del canal por el que escriben: número de WhatsApp, cuenta de Instagram o Messenger, identificador del chat web.
• El contenido de las conversaciones: mensajes de texto, imágenes, audios y documentos enviados y recibidos.
• Datos que la persona aporta durante la conversación o que la marca registra: nombre, correo, dirección de entrega, ciudad, preferencias.
• Pedidos, carritos y estado de pagos. Eliot-AI no recibe ni almacena números de tarjeta: el pago lo procesa la pasarela que cada marca conecta.
• Etiquetas, notas y segmentos que la marca asigna al contacto.

• Prestar el servicio: recibir y responder conversaciones, mantener el historial, armar pedidos y coordinar pagos y entregas.
• Hacer funcionar el agente de inteligencia artificial de cada marca: para responder, el contenido de la conversación y el catálogo de la marca se envían a un proveedor de modelos de lenguaje. Ese proveedor no usa esos datos para entrenar sus modelos.
• Gestionar cuentas, equipos, permisos y facturación.
• Seguridad: detectar accesos no autorizados, prevenir abusos y mantener registros de auditoría.
• Medir el uso de la plataforma para operarla, dimensionarla y mejorarla.
• Comunicarnos contigo sobre el servicio: cambios, incidencias, vencimientos.

No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad de terceros y no construimos perfiles con datos de clientes de una marca para beneficio de otra marca.

Cuando una marca conecta su cuenta de WhatsApp Business, su cuenta de Instagram o su página de Facebook, Meta nos envía los mensajes que sus clientes le escriben y nos permite responderlos en su nombre. Para eso recibimos y guardamos:

• Los identificadores de la cuenta o página conectada y los tokens de acceso que Meta emite. Los tokens se guardan cifrados y nunca se muestran en la plataforma.
• El contenido de los mensajes, sus adjuntos, la hora de envío y los estados de entrega y lectura.
• El nombre de perfil y el identificador de la persona que escribe.
• Las plantillas de mensaje de la marca y su estado de aprobación.

Usamos estos datos únicamente para que la marca atienda esas conversaciones desde Eliot-AI. Nuestro uso de las plataformas de Meta está sujeto a sus políticas, incluidas la política de WhatsApp Business y las condiciones de la plataforma de Meta. La marca puede desconectar un canal en cualquier momento desde la configuración; al hacerlo eliminamos los tokens de acceso y dejamos de recibir mensajes de ese canal.

Cuando la plataforma ofrece agendamiento, cada asesor puede conectar su Google Calendar. En ese caso, y solo con su autorización expresa a través del inicio de sesión de Google, Eliot-AI:

• Consulta los bloques en los que el asesor está ocupado o libre, sin leer el título, la descripción ni los asistentes de sus eventos.
• Crea, modifica y elimina en su calendario los eventos que corresponden a citas agendadas en Eliot-AI.
• Guarda los tokens de acceso cifrados para poder hacer lo anterior sin pedir autorización cada vez.

No copiamos el calendario del asesor a nuestros servidores ni leemos sus eventos personales. El asesor puede desconectar su calendario desde la plataforma o revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Google; en ambos casos eliminamos los tokens.

El uso que Eliot-AI hace de la información recibida de las API de Google cumple con la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use): esos datos se usan solo para prestar y mejorar las funciones de agendamiento visibles para el usuario, no se transfieren a terceros salvo que sea necesario para prestarlas o lo exija la ley, no se usan para publicidad y ninguna persona los lee salvo con consentimiento del usuario, por seguridad o por obligación legal.

Solo con quienes necesitamos para prestar el servicio, y solo lo necesario:

• Proveedores de infraestructura donde corre la plataforma y se guardan las bases de datos y los archivos.
• Proveedores de modelos de lenguaje, que reciben el contenido de la conversación para generar las respuestas del agente.
• Meta, para enviar y recibir mensajes por WhatsApp, Instagram y Messenger.
• Google, cuando un asesor conecta su calendario.
• La pasarela de pagos que cada marca conecta, para generar links de pago y conocer su estado.
• Proveedores de envío de correo electrónico, para notificaciones e invitaciones.
• Autoridades, cuando una ley u orden judicial nos obligue.

Con cada proveedor tenemos condiciones contractuales que les obligan a proteger los datos y a usarlos solo para el fin encargado.

Los datos se almacenan en servidores de proveedores de nube que pueden estar fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea. Esa transferencia internacional es necesaria para prestar el servicio y se hace con proveedores que ofrecen un nivel adecuado de protección y bajo condiciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Al usar la plataforma autorizas esa transferencia.

• Datos de la cuenta y de la marca: mientras la cuenta exista y hasta 30 días después de cerrarla, salvo lo que debamos conservar por obligaciones contables o legales.
• Conversaciones y contactos de una marca: mientras la marca los conserve en la plataforma. La marca puede borrarlos cuando quiera.
• Tokens de acceso a Meta y a Google: hasta que se desconecte el canal o el calendario, o se cierre la cuenta.
• Registros de auditoría y seguridad: hasta 12 meses.
• Copias de seguridad: se rotan y eliminan en un plazo máximo de 30 días.

• Cifrado en tránsito (TLS) en todas las conexiones y cifrado en reposo de las credenciales de canales, calendarios y pasarelas.
• Aislamiento por marca: cada dato pertenece a una sola marca y el sistema impide que una marca vea datos de otra, en varias capas.
• Acceso por roles: cada usuario ve únicamente lo que su rol permite dentro de su marca.
• Registro de auditoría de los accesos del equipo de Eliot-AI a datos de clientes, que solo ocurren para soporte y operación.
• Copias de seguridad diarias y pruebas de restauración.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos, te lo notificaremos y, cuando aplique, informaremos a la autoridad competente.

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Para ejercerlos escribe a [email protected] desde el correo con el que estás registrado, o indica claramente quién eres y qué solicitas. Respondemos consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables según la ley si necesitamos más tiempo, en cuyo caso te lo diremos.

Si eres usuario de la plataforma: escríbenos a [email protected] desde tu correo registrado pidiendo el cierre de tu cuenta. Eliminaremos tu usuario y, si eres el único propietario de una marca, también la marca con sus conversaciones, contactos, catálogo y canales, en un plazo máximo de 30 días. Te confirmaremos por correo cuando esté hecho.

Si eres cliente de una marca y quieres que se borren tus conversaciones o tus datos de contacto, pídeselo a la marca por el mismo canal por el que le escribes: ella puede eliminarlos desde la plataforma de inmediato. Si prefieres escribirnos a nosotros a [email protected], le trasladaremos tu solicitud a la marca y te informaremos.

Si conectaste WhatsApp, Instagram, Messenger o Google Calendar: al desconectar el canal o el calendario desde la configuración eliminamos de inmediato los tokens de acceso. También puedes revocar el permiso desde tu cuenta de Meta o de Google; en ese caso dejamos de tener acceso y eliminamos los tokens en la siguiente sincronización.

Algunos datos pueden conservarse el tiempo que exija la ley (por ejemplo, registros de facturación) aunque se cierre la cuenta. Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal de rotación, en un máximo de 30 días.

La plataforma usa únicamente cookies necesarias para mantener tu sesión iniciada y recordar tu preferencia de tema (claro u oscuro). No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

La plataforma está dirigida a empresas y a personas mayores de edad. No creamos cuentas para menores. Si una marca atiende a menores por sus canales, es la marca quien responde por el tratamiento de sus datos según la ley.

Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio o la ley. La fecha de la última actualización aparece al inicio. Si el cambio es importante, te lo avisaremos por correo o dentro de la plataforma antes de que entre en vigor. Los términos del servicio están en soyeliot.com/terminos.